Office Manager

Freedom24 de snelgroeiende beleggingsonderneming die door Europa gevestigd is, bestigt ook kantoor in Amsterdam. Zij is onderdeel van de daarboven hangende financiële groep Freedom Holding Corp. genoteerd aan de NASDAQ, Met deze uitbreiding van onze activiteiten zijn we momenteel op zoek naar een proactieve en nauwkeurige Office Manager ter ondersteuning van de werkzaamheden in Amsterdam.

Word onderdeel van een professioneel en dynamisch team dat de toekomst van beleggingsdiensten in Europa vormgeeft!

1. Administratieve ondersteuning en workfloworganisatie:

• Beheren van inkomende en uitgaande correspondentie met precisie en discretie;
• Ondersteunen van een soepele documentatie stroom tussen afdelingen, en zorgen voor tijdige uitvoering van interne processen;
• Stroomlijnen van administratieve procedures om de operationele efficiëntie te verbeteren;
• Handhaven van een goed georganiseerde, efficiënte en inspirerende kantooromgeving;
• Beheren van de inkoop van kantoorbenodigdheden en toezicht houden op de inventaris om een ononderbroken workflow te ondersteunen;
• Regelmatige fysieke inventaris controles uitvoeren en registraties bijhouden.

2. Communicatie en samenwerking

• Toezicht houden op interne en externe communicatie om het professionele imago van het bedrijf te behouden;
• Effectieve relaties opbouwen met leveranciers en dienstverleners om hoogwaardige en kostenefficiënte diensten te waarborgen;
• Samenwerken met boekhouding, salarisadministratie en auditors t.b.v. naleving regelgeving en de nodige financiële accuraatheid;
• Actieve ondersteuning bieden aan de HR-afdeling bij diverse operationele en personeelsgerelateerde zaken.

3. Ondersteuning van het management en bezoekers zoals relaties

• Proactief organiseren van agenda's, afspraken plannen en zorgen voor optimaal tijdbeheer voor leidinggevenden;
• Vergaderingen en conferenties coördineren, inclusief alle logistieke aspecten voor een soepele en professionele uitvoering;
• Dienen als eerste aanspreekpunt: telefoongesprekken beantwoorden en doorverbinden, klanten en gasten hartelijk en professioneel ontvangen;
• Bezoekers van alle niveaus ontvangen en zorgen voor een verzorgde en gastvrije ervaring.

4. Financiële en operationele processen

• Verwerken van leveranciersfacturen via SAP Concur in overeenstemming met het bedrijfsbeleid en de tijdlijnen;
• Beoordelen en beheren van onkostendeclaraties van medewerkers, met volledige naleving van interne procedures.

5. Aanvullende verantwoordelijkheden

• Plannen en coördineren van zakenreizen, inclusief vluchten, accommodatie en reisroutes;
• Deelnemen aan cross-functionele projecten en bedrijfsbrede initiatieven, bijdragen aan voortdurende verbetering.

• Bachelor's degree (bij voorkeur in Bedrijfskunde, Management of een gerelateerd vakgebied);
• Minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare administratieve of operationele rol;
• Vloeiend in zowel Engels als Nederlands, zowel schriftelijk als mondeling;
• Geavanceerde computervaardigheden, inclusief MS Office Suite en andere relevante zakelijke tools;
• Ervaring met het organiseren en onderhouden van digitale documentbeheersystemen;
• Uitstekende interpersoonlijke en communicatieve vaardigheden, met het vermogen om op alle niveaus binnen de organisatie te communiceren;
• Sterke organisatorische en tijdmanagementvaardigheden, met het vermogen om meerdere prioriteiten te beheren;
• Hoge aandacht voor detail en nauwkeurigheid in een dynamische omgeving;
• Vermogen om zelfstandig problemen te identificeren en op te lossen;
• Een proactieve, oplossingsgerichte instelling en positieve houding;
• Flexibel en aanpasbaar, in staat om onder druk te werken.

• Een moderne en inspirerende werkplek op één van de mooist gerenoveerde corporate panden aan de gracht te Amsterdam incl tuin en aangrenzende restaurants.
• Gratis gym in het gebouw
• Competitief salaris — motiverend en in lijn met lokale marktstandaarden;
• Carrièremogelijkheden — ontwikkeling binnen verschillende afdelingen en functies binnen een internationale groep;
• Standaard vijfdaagse werkweek — 8-urige werkdagen ter ondersteuning van een goede werk-privébalans;
• Wettelijk conforme vakantiedagen en feestdagen — wij respecteren en volgen de arbeidswetgeving van elk land;
• Ondersteuning bij particuliere ziektekostenverzekering — gedeeltelijke dekking van particuliere medische verzekering ter ondersteuning van jouw welzijn.