Office Manager

Freedom24 ist Teil einer schnell wachsenden internationalen Finanzgruppe, die an der NASDAQ notiert ist, europaweit expandiert, und derzeit eine proaktive und detailorientierte Office Managerin / einen proaktiven und detailorientierten Office Manager zur Unterstützung unserer Aktivitäten in Wien, Österreich sucht. 

Werden Sie Teil eines professionellen, dynamischen Teams, das die Zukunft der Investmentdienstleistungen in Europa mitgestaltet.

Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten: 

1. Administrative Unterstützung und Organisationsmanagement: 

• Verwaltung des ein- und ausgehenden Schriftverkehr des Unternehmens mit Genauigkeit und Diskretion  

• Sicherstellung der Dokumentenabwicklung zwischen den internen Abteilungen unter Einhaltung der relevanten Vorgaben und Fristen 

• Umsetzung administrativer Abläufe zur Steigerung der betrieblichen Effizienz 

• Aufrechterhaltung eines gut organisierten, effizienten und inspirierenden Büroambientes 

• Beschaffung von Büromaterialien und Überwachung des Lagerbestands zur Gewährleistung eines störungsfreien Arbeitsablaufs 

• Regelmäßige Inventur des Materialbestands sowie sorgfältige Dokumentation der Ergebnisse.

2. Kommunikation und Zusammenarbeit: 

• Sicherstellung einer professionellen internen und externen Kommunikation 

• Aufbau und Pflege effizienter Beziehungen zu Dienstleistern und Lieferanten zur Gewährleistung qualitativ hochwertiger und kosteneffizienter Leistungen 

• Zusammenarbeit mit Buchhaltung, Lohnabrechnungsdienstleistern und Wirtschaftsprüfern zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und relevanter Budgets 

• Unterstützung der Personalabteilung bei operativen und personalbezogenen Themen

3. Unterstützung der Geschäftsleitung und Gästebetreuung: 

• Proaktive Organisation von Kalendern, Terminplanung und effizientes Zeitmanagement für Führungskräfte 

• Professionelle Koordination von Meetings und Events für interne und externe Gäste 

• Erste Anlaufstelle für Anrufe, Gäste und Kunden – professionelle und freundliche Begrüßung und Betreuung 

• Empfang und Betreuung von Besuchern in einem gepflegten und einladenden Umfeld 

4. Finanzielle und operative Prozesse: 

• Bearbeitung von Lieferantenrechnungen über SAP Concur gemäß Unternehmensrichtlinien und Fristen 

• Prüfung und Verwaltung von Spesenabrechnungen der Mitarbeiter unter Einhaltung interner Vorgaben

5. Weitere Aufgaben: 

• Planung und Organisation von Geschäftsreisen inklusive Buchung von Flügen, Unterkunft und Reiserouten  
• Aktive Teilnahme an bereichsübergreifenden Projekten und unternehmensweiten Initiativen im Rahmen der kontinuierlichen Weiterentwicklung des Unternehmens

• Abgeschlossenes Studium (vorzugsweise in Betriebswirtschaft, Management o. Ä.)

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren administrativen oder operativen Position 

• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift 

• Sehr gute Kenntnisse in MS Office und weiteren relevanten Business-Tools 

• Erfahrung im Umgang mit digitalen Dokumentenmanagementsystemen 

• Ausgeprägte zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten 

• Hervorragende Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten sowie Multitasking-Fähigkeit 

• Fokus auf Genauigkeit und Detailorientierung in einem dynamischen Umfeld 

• Selbständige Problemlösungsfähigkeit und proaktive Denkweise 

• Positive Grundeinstellung, Flexibilität und Belastbarkeit 

• Verlässlicher Teamplayer mit Lernbereitschaft und Motivation zur Weiterentwicklung

Sie erfüllen nicht jeden der genannten Punkte? Zögern Sie nicht, sich trotzdem zu bewerben, wir freuen uns auf Sie!

• Modern ausgestattetes Büro im Stadtzentrum – komfortables und inspirierendes Arbeitsumfeld 

• Wettbewerbsfähiges Gehalt – motivierend und marktgerecht

• Karriereentwicklung – Entwicklungsmöglichkeiten in verschiedenen Bereichen innerhalb der internationalen Gruppe  

• Sichere Anstellung – klare Verträge nach österreichischem Recht 

• Reguläre Arbeitszeiten – fixe 40 Stunden Woche zur Unterstützung der Work-Life-Balance 
• Private Krankenversicherung – Zuschuss zu den Kosten Ihrer privaten Zusatzversicherung